¿Cómo puedo rellenar mi carta de porte sin olvidar nada?

Cuando organizas una ruta ajustada, el más mínimo olvido administrativo puede desajustar todo: un control en carretera inesperado, un cliente que exige los justificantes antes de descargar, un departamento contable que necesita facturar rápido.

En todos estos escenarios, la carta de porte se convierte en tu mejor aliada: un documento contractual que garantiza el cumplimiento legal, la trazabilidad de la mercancía y, al final de la cadena, la salud de tu tesorería.

¿Qué es una carta de porte?

Recogida en la Ley 15/2009 sobre el contrato de transporte terrestre de mercancías, la carta de porte es el contrato escrito que vincula a cargador, transportista y destinatario.

Especifica la identidad de las partes, la naturaleza y cantidad de la mercancía, los lugares y fechas de carga y entrega, así como el precio del porte.

El artículo 10 de esta ley detalla las menciones obligatorias, mientras que el artículo 20 le otorga fuerza probatoria: en caso de avería, pérdida o retraso, permite establecer con precisión qué se cargó, dónde, cuándo y en qué condiciones.

Conforme al artículo 11, la carta de porte debe emitirse en tres ejemplares originales, firmados por el cargador y el transportista.

Uno queda en manos del expedidor, el segundo acompaña la mercancía durante el trayecto, y el tercero es conservado por el transportista.

Esta triple emisión garantiza la trazabilidad y protege los derechos de cada parte implicada.

¿Cuándo es obligatoria según la ley?

También según la Ley 15/2009, la carta de porte es obligatoria siempre que el transporte de mercancías por carretera sea remunerado (habitualmente a partir de los 150 € sin IVA) o incluya productos sujetos a regulación específica (mercancías peligrosas ADR, mercancía perecedera, animales vivos, etc.).

Si no se presenta:

• Las autoridades pueden imponer una multa y detener el vehículo.

• El seguro puede denegar la cobertura.

• El transportista puede ser considerado responsable directamente.

• Además del control policial, la carta de porte puede ser requerida por el destinatario, la aseguradora o la administración tributaria.

¿Qué tipos de carta de porte existen?

En la práctica, la carta de porte se adapta según el modo de transporte; el fondo es siempre un contrato, pero su forma varía:

Nacional

Para rutas por carretera dentro del territorio español, está regulada por la Ley 15/2009 y la Orden FOM/2861/2012. Incluye datos fiscales españoles, referencias a la LOTT y, en algunos casos, cláusulas sobre tiempos de espera.

CMR

Cuando el transporte cruza una frontera terrestre, se aplica el Convenio de Ginebra de 1956 (CMR). Este documento, disponible en varios idiomas, incluye una sección para “instrucciones aduaneras” y limita la responsabilidad del transportista (8,33 DEG por kilo).

La carta de porte CMR es obligatoria siempre que se realice un transporte internacional por carretera entre dos países firmantes del Convenio.

En estos casos, sustituye a la carta de porte nacional y cumple la misma función legal: sirve como contrato de transporte, prueba de entrega y documento base en caso de reclamación. La mayoría de países europeos, incluida España, están adheridos a este convenio.

Marítima (conocimiento de embarque) y aérea (air waybill)

En estos casos, la carta de porte cambia de nombre pero no de función: representa el contrato de transporte y sirve como título de propiedad de la mercancía.

Se rige por normas INCOTERMS y convenios internacionales (Hamburgo, Varsovia/Montreal).

Todos estos formatos comparten una base: identificar claramente la mercancía, las partes implicadas y las condiciones. Lo que cambia son las menciones específicas y el número de ejemplares.

Carta de porte electrónica (eCMR)

Desde 2022, España permite el uso de la carta de porte electrónica: mantiene las mismas menciones legales, se firma con firma digital cualificada, se sella con sello de tiempo y se almacena en un entorno seguro.

Sus ventajas:

• No requiere impresión ni escaneo.

• Es accesible en tiempo real para controles y aduanas.

• Permite una integración directa con el TMS para agilizar la facturación.

¿Qué información debe incluir una carta de porte?

Para que sea conforme y verdaderamente protectora, una carta de porte (ya sea en papel o digital) debe contener diez apartados clave. Omitir alguno de ellos es abrir la puerta a sanciones… o a conflictos.

1. Identificación completa de las partes
   Razón social, NIF o CIF del cargador, del transportista y del destinatario.

2. Lugares y fechas
   Dirección precisa de carga; dirección y franja horaria de entrega; fecha de emisión.

3. Descripción detallada de las mercancías
   Naturaleza, número de bultos, peso bruto/neto, código ADR si procede, temperatura dirigida.

4. Embalaje y etiquetado
   Tipo de palé, precintos, números de sello si se trata de un contenedor de contenedor.

5. Instrucciones de transporte
   Precintado, manipulación especial, plazos obligatorios.

6. Valor declarado y seguros
   Valor asegurado, límite de la CMR o cobertura adicional, prima si aplica.

7. Precio del flete y forma de pago
   Tarifa acordada, suplemento por combustible, peajes, condiciones de pago.

8. Firmas
   Firma del cargador al cargar, del transportista y del destinatario a la entrega.

9. Reserva de comprobación
   Espacio para anotar roturas o faltantes antes de salir del muelle.

10. Observaciones adicionales
    Número de pedido, referencia del TMS, instrucciones aduaneras.

Guarda esta lista siempre a mano: si falta una sola línea, la carta de porte pierde valor probatorio. Un control del SEPRONA, una ruptura de carga o una reclamación de cliente basta para que el olvido salga a la luz… con sanciones aseguradas.

Cómo rellenar una carta de porte correctamente

Has bloqueado el muelle y el conductor ya mira el reloj: es el momento en que la carta de porte debe salir sin errores. En lugar de marcar casillas sin pensar, dedica un minuto a comprender su lógica: ahorrarás horas más adelante.

¿Quién transporta qué?

Empieza siempre por la identidad del cargador y del destinatario. Un NIF equivocado o un nombre mal escrito puede provocar la retención de la mercancía en el primer control.

Verifica los datos y describe la mercancía: naturaleza, cantidad, peso bruto. Cuanto más precisa sea la descripción, más clara será la responsabilidad.

¿Dónde cambia de manos la mercancía?

Los lugares y fechas de carga/descarga no son simples referencias: sirven de base legal en caso de retraso. Si usas un TMS, asegúrate de que la dirección GPS del almacén se refleje correctamente en la carta de porte: será la prueba de que el camión llegó puntual al lugar indicado.

¿En qué condiciones?

Temperatura controlada, mercancía ADR, sujeción obligatoria: anota las condiciones reales, no fórmulas vagas.

Una carta de porte que diga “temperatura 2‑8 °C” protege más que un simple “refrigerado”. En caso de disputa, serán esas palabras las que hablen por ti.

¿Cuánto cuesta?

El precio del transporte, aunque sea aproximado, evita malentendidos entre la facturación y la operación.

Introduce el importe sin IVA y los recargos previstos; el software calculará automáticamente los impuestos. Así aseguras tu margen y ganas tiempo al emitir la factura.

¿Quién firma y cuándo?

La firma digital en tablet vale mucho más que un garabato ilegible a bolígrafo. Con sello de tiempo y geolocalización, asegura toda la cadena de responsabilidad.

Asegúrate de que el conductor conozca el procedimiento: diez segundos más en el muelle, pero cinco años de tranquilidad legal.

¿Qué pasa si no tienes carta de porte?

Incluso con una planificación impecable, un control en carretera puede surgir en cualquier momento. En ese caso, la Guardia Civil o los Mossos d’Esquadra empezarán revisando la documentación, y la carta de porte está en lo más alto de su lista.

En su ausencia, el Código de Comercio español (artículos 349 y siguientes) puede aplicarse como marco jurídico supletorio, aunque ofrece menor nivel de detalle y protección para las partes.

Además de las autoridades de tráfico, también pueden exigirla:

• El destinatario (como prueba previa a la descarga)

• La aseguradora (en caso de siniestro)

• La administración tributaria (como justificación del servicio prestado)

Si falta o contiene errores, se aplica lo previsto en la Ley 16/1987 (LOTT):

• Acta inmediata, mercancía retenida, vehículo inmovilizado hasta corregir la situación.

• El coste es doble: económico y operativo.

Multas según la LOTT

• Infracción leve: desde 401 € por errores menores (campo vacío, falta de firma)

• Infracción grave: entre 801 € y 2.000 € si no existe o hay falsedad en los datos

• Infracción muy grave: hasta 4.000 €, con inmovilización del vehículo y posible reincidencia anotada

Consecuencias logísticas y contractuales

• Retraso en la entrega: la mercancía queda parada

• Facturación detenida: sin prueba válida, no se puede emitir la factura

• Confianza afectada: el cliente espera, y la relación se desgasta

• Cobertura de seguro comprometida: sin carta de porte, el siniestro puede quedar fuera de cobertura

Excepciones: ¿en qué casos no es obligatoria la carta de porte?

Aunque suele ser obligatoria en transportes remunerados, la Ley 15/2009 prevé excepciones. Conocerlas evita sanciones innecesarias:

• Mudanzas realizadas por empresas especializadas

• Remolque de vehículos averiados o accidentados

• Mensajería o paquetería urgente, si están cubiertos por un contrato marco o documento simplificado

• Transportes ocasionales de bajo valor, si el porte es mínimo o accesorio a otra actividad

En estos casos, pueden bastar otros documentos (albarán, justificante de recogida...).
Pero ante una disputa, lo que importa es la existencia de una prueba clara.

Cuando está en juego la trazabilidad, es más seguro emitir una carta de porte (aunque sea simplificada) que tener que justificarse a posteriori.

Errores frecuentes y responsabilidades: lo que realmente puede salir caro

En transporte, un simple error administrativo puede costar muy caro. Aquí lo que debes vigilar:

Errores comunes

• Datos incompletos o incorrectos
  (NIF mal escrito, dirección imprecisa, peso erróneo)

• Faltan firmas o fechas
  (La falta de firma compromete la responsabilidad y el cobro)

• Menciones obligatorias ausentes
  (Naturaleza de la mercancía, condiciones de transporte, valor declarado...)

• Uso de modelos desactualizados
  (Los requisitos cambian: asegúrate de usar una plantilla al día)

¿Quién es responsable en caso de error?

• El remitente: de la veracidad de los datos

• El transportista: de verificar y firmar correctamente

• El destinatario: de validar la entrega con o sin reservas.

Ya estás convencido: no se puede salir del muelle sin una carta de porte en regla. Ahora toca pasar a la acción. Para facilitarte la tarea (y evitar el dolor de cabeza del copia-pega) aquí tienes un kit exprés que conviene tener siempre a mano.

Recursos prácticos para transportistas

Para facilitarte la tarea (y evitar el dolor de cabeza del copia-pega) descarga nuestro kit exprés: una plantilla descargable gratuita en PDF, lista para completar y personalizar con tu logo.

Cada campo requerido por el artículo 10 de la LOTT ya está colocado: datos de las partes, descripción detallada, peso, valor de la mercancía, precio del flete, condiciones especiales.

En los márgenes, encontrarás consejos para completar y recordatorios de los errores más comunes: unidades incoherentes, falta de número de póliza de seguro, firmas ilegibles…

Guarda este modelo como base oficial. Un minuto ganado en cada salida, es una hora ahorrada al final de la semana.

Checklist «salida segura»

Antes de girar la llave, repasa estas cinco preguntas:

• ¿El número de carta de porte es único y sigue mi secuencia interna?

• ¿Las direcciones del remitente y destinatario coinciden con el GPS cargado en el camión?

• ¿La descripción de la mercancía incluye el código ADR o la nomenclatura aduanera si corresponde?

• ¿Está indicado el precio del transporte —o la mención “porte pagado / porte debido”?

• ¿Las firmas (o la firma electrónica) son legibles y están completas?

Tiempo de comprobación: menos de dos minutos. Litigios evitados: a veces, varios días.

Integración con TMS / eCMR

Cuando se gestionan múltiples rutas al día, automatizar los procesos ya no es un lujo, sino una necesidad.

El TMS, integrado con eCMR, se convierte en un verdadero copiloto digital para ganar en agilidad, trazabilidad y eficiencia.

Desde la creación de la orden de transporte, el sistema permite generar automáticamente la carta de porte.

Basta con introducir los datos una sola vez: se evitan errores, se elimina el trabajo duplicado y se acelera el flujo operativo.

Una vez en ruta, el conductor puede recoger la firma del cliente directamente desde la tablet. El documento firmado electrónicamente se convierte en un archivo PDF PAdES con sello de tiempo, almacenado de forma automática y segura en el sistema.

Olvídate de los archivadores llenos de papeles. Durante cinco años, cada carta de porte se conserva digitalmente, accesible con solo unos clics mediante búsqueda por número de documento, matrícula o cliente.

La integración TMS / eCMR no solo mejora la productividad, sino que también profesionaliza la gestión documental y refuerza la trazabilidad legal y operativa de cada transporte.

Formación exprés para tus equipos

Tus conductores ya lidian con los plazos, los imprevistos y la presión diaria. Pedirles que estudien un manual de 50 páginas no es realista.

Por eso, Dashdoc pone a tu disposición un equipo de personas expertas y reactivas, junto con un programa de formación sencillo y directo, pensado para ir al grano: cómo rellenar y transmitir la carta de porte correctamente y sin perder tiempo.

Sin jerga técnica innecesaria, sin complicaciones inútiles. Solo lo esencial para que cada persona del equipo esté operativa rápidamente y pueda continuar con seguridad, incluso en caso de control.

Conclusión y próximos pasos

Circular sin carta de porte es como cederle el volante al azar. Tenerla en regla te permite anticipar controles, documentar cada entrega con precisión y acelerar el ciclo de facturación sin depender de papeleos de última hora.

¿Qué hacer ahora?

• Descarga la plantilla gratuita y la checklist «salida segura».

• Forma a tus conductores en cómo completar y firmar electrónicamente.

• Conecta tu TMS o tu ERP para generar y archivar automáticamente cada carta de porte.

• Supervisa tus primeros trayectos: si todo va fluido, extiéndelo al resto de tu flota.

Unos pequeños ajustes hoy… y mañana ganas en todo: menos estrés en cabina, menos papeleo en la oficina, clientela más tranquila… y sobre todo, kilómetros que sí cuentan.

F.A.Q

¿Cuánto tiempo hay que conservar una carta de porte?

La Ley exige conservarla durante cinco años, ya sea en papel o en formato digital (PDF firmado con eCMR). Este archivo debe estar accesible en caso de control fiscal, reclamación de seguro o litigio contractual.

¿Qué pasa si el valor declarado no coincide con el real?

En caso de siniestro, el seguro solo indemniza hasta el valor declarado en la carta de porte. Si este es inferior al real, la empresa pierde parte del valor de la mercancía. Declarar con precisión protege tu tesorería.

¿Es válida la carta de porte electrónica (eCMR) fuera de España?

Sí, siempre que el país de destino o tránsito haya ratificado el protocolo eCMR. Hoy más de 30 países europeos la reconocen. Asegúrate de que el sistema que utilizas esté certificado y cumpla con los requisitos de firma digital y sello de tiempo.