Documents transport routier de marchandises : essentiels et modèles

Carte grise ? C’est fait. Assurance ? Aussi. Et la lettre de voiture, vous l’avez ? Parce qu’en transport routier, un oubli de document, ce n’est pas juste un oubli.  C’est un risque d’amende, d’immobilisation, voire d’arrêt de mission.

Si vous êtes exploitant, chargeur ou transporteur, vous le savez déjà.

Et vous avez sûrement envie d’éviter les mauvaises surprises lors d’un contrôle ou d’un litige.

Bonne nouvelle : Dashdoc, votre logiciel de transport, vous a préparé un guide clair et à jour des documents transports à avoir en 2025 : pour savoir quoi emporter, pourquoi c’est obligatoire, et ce que vous risquez si vous oubliez.

Tableau récapitulatif des documents obligatoires selon le type de transport

Les documents liés au conducteur

Avant même de parler du véhicule ou de la marchandise, il faut pouvoir prouver que la personne au volant est apte, autorisée et formée à conduire un poids lourd pour du transport de marchandises. Voici les trois justificatifs essentiels.

Permis de conduire

Le conducteur doit disposer d’un permis valide, adapté à la catégorie de véhicule utilisé (généralement C, CE ou C1). En cas de contrôle, l’absence de permis adapté entraîne une immobilisation immédiate du véhicule et des sanctions pénales pour l’employeur.

Carte de qualification conducteur (CQC)

Cette carte atteste que le conducteur a suivi la formation initiale et continue (FIMO/FCO), obligatoire pour le transport routier de marchandises à titre professionnel. Elle doit être présente à bord et à jour. Sans elle, le conducteur n’est pas autorisé à exercer.

Attestation médicale

Certaines catégories de transport (matières dangereuses, longue distance, travail de nuit…) exigent une visite médicale obligatoire, à renouveler périodiquement. L’absence d’attestation peut engager la responsabilité de l’entreprise en cas d’accident.

Les documents liés au véhicule

Afin qu’un véhicule ait le droit de transporter de la marchandise par la route, il doit aussi vérifier la validité des justificatifs.

Le conducteur doit pouvoir les présenter à tout moment en cas de contrôle. Le temps de conservation des documents est clé.

Carte grise

Une carte grise est obligatoire pour chaque type de véhicule.

Les véhicules isolés et les remorques ou semi-remorques doivent disposer chacun d’un certificat d’immatriculation distinct.

Certificat de visite technique

Il atteste que le véhicule a bien passé le contrôle technique dans les délais légaux.

Ce document est indispensable pour prouver que le véhicule est en état de circuler.

Certificat de contrôle ADR

Pour les véhicules qui transportent des produits dangereux, un certificat de contrôle spécifique est requis.

Il valide que le véhicule répond aux normes de sécurité imposées par l’accord ADR.

Certificat de jaugeage

Obligatoire pour les camions-citernes, ce certificat permet de mesurer et vérifier les volumes transportés avec précision.

Police d’assurance

Le conducteur doit pouvoir présenter une preuve que l’obligation d’assurance a été satisfaite.

Ce justificatif est exigé par l’article R233-2 du Code de la route.

Carte bleue (carte de transport public)

Cette carte correspond à la licence de transport détenue par l’entreprise. Elle est obligatoire pour tout transport pour compte d’autrui.

Carte de stationnement

Elle est octroyée par la mairie du lieu d’exploitation, lorsque la réglementation locale l’exige (notamment en zone urbaine).

Droits de timbre

Certaines opérations administratives liées au véhicule peuvent nécessiter le paiement de droits de timbre. Leur justificatif doit être conservé.

Patente de transport public

Ce justificatif concerne uniquement les transports commerciaux.

Il atteste que l’entreprise est autorisée à exercer cette activité.

Vignette fiscale

Elle est obligatoire pour les véhicules motorisés, et prouve le paiement des taxes spécifiques liées à leur utilisation.

Taxe à l’essieu

Exigée pour les remorques et semi-remorques, la taxe à l’essieu s’applique selon le nombre d’essieux et le PTAC. Son justificatif doit être à bord.

Les documents liés à la marchandise transportée

Les marchandises transportées doivent être accompagnées de preuves écrites, au même titre que le véhicule et le conducteur.

Certaines sont obligatoires selon le type de fret, la destination ou la réglementation en vigueur.

Manifeste de fret / Déclaration de chargement

Ce document décrit précisément ce qui est chargé dans le camion.

Il doit être établi avant le départ, et communiqué à l’autorité compétente si exigé.

Il peut être requis dans les opérations logistiques complexes ou pour des flux sensibles.

Lettre de voiture

Il s’agit du document central du transport routier, qui encadre la relation entre l’expéditeur, le transporteur et le destinataire.

Pour les envois nationaux, il s’agit d’une lettre de voiture nationale ; pour les transports internationaux, on parle de lettre de voiture CMR.

Protocole de sécurité

Ce document est exigé lorsqu’un transporteur intervient sur un site de chargement ou de déchargement.

Il détaille les consignes de sécurité, les règles d’accès, et les précautions à respecter sur le site client.

Bon de livraison

Il récapitule les marchandises livrées, leurs quantités, et sert de preuve de réception conforme.

Il est généralement signé par le destinataire une fois la livraison effectuée.

Les documents pour le transport de marchandises dangereuses

Le transport de marchandises dangereuses est encadré par l’ADR (Accord européen relatif au transport international des marchandises dangereuses par route). Avant chaque cargaison, plusieurs documents doivent être préparés avec soin. Ils permettent de prouver que le transport est autorisé, sécurisé, et conforme à la réglementation.

Déclaration de chargement de matières dangereuses

Rédigée par l’expéditeur, elle précise :

• La classe de la marchandise et son numéro ONU

• La désignation officielle de transport

• Le groupe d’emballage (GE)

• Le nombre et la description des colis

• La quantité totale transportée (poids, volume, masse nette ou brute)

• Les coordonnées complètes de l’expéditeur et du destinataire

• L’affirmation que le transport est autorisé et conforme (emballage, étiquetage, marquage)

Ce document peut être rédigé en français ou en anglais.

Il n’existe pas de modèle unique, mais les informations doivent être claires, précises et complètes.

Lettre de voiture (CMR)

Elle est obligatoire dans le cadre d’un transport international.

Pour les matières dangereuses, elle doit être accompagnée des mentions prévues par l’ADR (classe de danger, code, conditionnement, etc.). En cas de contrôle, c’est le document de référence.

Fiche de données de sécurité (FDS)

Elle décrit les propriétés du produit, les risques associés, les mesures de prévention et les consignes en cas d’accident.

Elle est fournie par le fabricant. Elle doit être présente dans le véhicule pendant tout le transport.

Consignes écrites ADR

C’est une fiche de sécurité simplifiée, remise au conducteur.

Elle récapitule les réflexes à adopter en cas d’incident (incendie, fuite, accident de la route).

Elle doit être rédigée dans une langue que le conducteur comprend, et rester à portée immédiate.

Les documents prévus par l’arrêté du 9 novembre 1999 et le Code des transports

Quand on gère du transport, on sait que l’imprévu peut venir d’un simple papier manquant.

Pour éviter les mauvaises surprises, l’arrêté du 9 novembre 1999 et le Code des transports précisent les documents à avoir à bord en toutes circonstances. Voici la liste à retenir.

Lettre de voiture nationale ou CMR

• Lettre de voiture nationale : obligatoire pour les trajets en France.

• Lettre de voiture CMR : requise pour les transports internationaux.

• Lettre de voiture de cabotage : à prévoir pour chaque opération réalisée en France par un transporteur étranger.

Ces documents doivent toujours être remplis correctement, signés et accessibles durant toute la mission.

Licence de transport (communautaire ou nationale)

Elle prouve que l’entreprise est bien autorisée à transporter des marchandises.

• Licence communautaire (ou copie certifiée) pour les transports intra-UE.

• Licence nationale pour les trajets internes à la France.

Justificatif de location de véhicule

En cas de véhicule loué, il faut pouvoir présenter un contrat clair : location avec ou sans conducteur. Ce document atteste que le transporteur est bien autorisé à utiliser ce véhicule.

Laissez-passer pour la taxe à l’essieu

Certains véhicules sont soumis à la taxe à l’essieu. Le laissez-passer permet de prouver que cette taxe a bien été réglée.

Attestation de conducteur (hors EEE)

Pour les conducteurs venant d’un pays extérieur à l’Espace économique européen, une attestation spécifique est obligatoire.

Elle garantit la régularité de leur activité en France.

État récapitulatif du chargement

Ce document liste l’ensemble de la cargaison : nature, quantité, poids, volume. Il permet de justifier le contenu du transport lors d’un contrôle et d'assurer la traçabilité logistique.

Durée de conservation des documents de transport et sanctions en cas d’oubli

Un contrôle, ça peut tomber un jour calme… ou en pleine urgence client.

Et dans ces moments-là, mieux vaut ne pas chercher dans les archives si la lettre de voiture est encore valable ou si le certificat ADR date de l’an dernier.

Combien de temps conserver les documents de transport ?

Selon leur nature, les documents doivent être archivés entre 2 et 6 ans. Voici quelques repères utiles :

• Lettre de voiture (CMR ou nationale) : minimum 5 ans, car elle peut servir en cas de litige ou de demande client tardive.

• Document administratif unique (DAU), certificats douaniers : 3 à 6 ans, selon le pays ou la nature du bien.

• Certificats de contrôle technique, assurance, licence de transport : à garder tant qu’ils sont valides, puis à archiver pendant au moins 2 ans.

• Documents ADR : 5 ans en cas de transport de marchandises dangereuses, comme précisé dans la réglementation.

Que risque-t-on si un document manque ?

Pas de document, pas de discussion. En cas de manquement, les risques sont réels et souvent immédiats :

• Amende administrative (jusqu’à plusieurs milliers d’euros selon le manquement)

• Immobilisation du véhicule jusqu’à régularisation

• Suspension ou retrait de licence en cas de récidive ou de faute grave

• Blocage douanier pour les transports hors UE, avec des coûts de stationnement à la clé

• Responsabilité engagée en cas d’accident ou de litige, sans preuve écrite

Et surtout : une perte de temps, de crédibilité et parfois de contrats. D’où l’intérêt de bien anticiper.

Mieux vaut un bon document… qu’un mauvais contrôle

Dans le transport routier, tout va vite. Mais un oubli de document peut tout ralentir, voire tout bloquer.

Permis, assurance, carte grise, lettre de voiture, eCMR, protocoles, licences… Les papiers ne font pas rouler les camions, mais ils les gardent sur la route.

FAQ – Vos questions fréquentes sur les documents pour le transport

Quelle est la différence entre CMR et eCMR ?

La CMR transport est la lettre de voiture pour les transports internationaux. Elle existe depuis la Convention de Genève de 1956.
L’eCMR, c’est sa version numérique, légale dans une trentaine de pays.
Avec Dashdoc, vous pouvez émettre, transmettre et archiver vos eCMR directement dans le TMS, sans papier, sans erreur et sans double saisie.

Que signifie LTA ?

LTA signifie Lettre de Transport Aérien.
Elle ne concerne pas le transport routier, mais sert de contrat pour le fret aérien. Si vous cherchez la version route, il s’agit de la lettre de voiture ou CMR.

Quels documents garder dans le camion ?

Les essentiels à avoir à bord :

• Permis de conduire

• Carte grise

• Attestation d’assurance

• Contrôle technique à jour

• Lettre de voiture (CMR ou nationale)

• Bon de livraison

• Certificat ADR si matières dangereuses
  Avec Dashdoc, vous avez tout sous la main (et même sur mobile).

Peut-on rouler sans bon de livraison ?

Non. Même s’il n’est pas systématiquement exigé par la loi, le bon de livraison est indispensable pour prouver la réception effective des marchandises et éviter tout litige.
En cas de contrôle ou de réclamation, c’est votre meilleure garantie.

Qui signe la lettre de voiture ?

La lettre de voiture est signée par trois parties :

• Le chargeur au départ

• Le transporteur au moment de la prise en charge

• Le destinataire à la livraison
  Avec l’eCMR, toutes ces signatures peuvent se faire directement sur tablette, avec une preuve horodatée.

Qu’est-ce qu’un justificatif de transport ?

C’est un document qui prouve qu’un transport est autorisé, conforme et encadré contractuellement.
Ça peut être une lettre de voiture, un protocole de sécurité, un certificat de douane… tout dépend de la nature de la marchandise, du trajet et du véhicule.

Comment vérifier que mes documents sont à jour ?

Il faut :

• Contrôler les dates de validité (contrôle technique, assurance, licence)

• Suivre les réglementations (ADR, cabotage, douanes)

• S’assurer que les documents sont bien remplis, signés et conservés
  Le plus simple ? Utiliser un outil comme Dashdoc pour avoir un suivi en temps réel et des alertes en cas de péremption.